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LE REGLEMENT INTERIEUR DE LA SENBAD

 Les statuts de l'association laissent au règlement intérieur le soin de préciser les règles de fonctionnement interne (tenue de réunion, présidence et organisation de commissions, etc.) de la SENBAD.  Le Règlement Intérieur complète avec une certaine souplesse, les statuts de l'association. Mais, les statuts primeront toujours sur le règlement intérieur. En cas de litige, seuls les statuts serviront de base de référence. Sa fonction étant de préciser les règles de fonctionnement interne à la structure, il peut donc y avoir plusieurs règlements intérieurs (par commission, par exemple). La libre possibilité d'établir ou de modifier un règlement intérieur est généralement attribuée à la compétence d'un organe restreint (bureau, AG, etc.), ce qui lui confère un caractère souple, permettant des modifications simples et rapides.

 

Charte des règlements de la SENBAD

  NOTE: Dans ce document, le masculin est utilisé dans le souci d'alléger le texte. Il désigne les individus des deux sexes.

 A. DISPOSITIONS GENERALES

              I.      Interprétation :  

           II.      Siège social : le siège social est sis au domicile du président. 

         III.      Site Web : le site Web de la SENBAD contient en intégralité la Charte des règlements de l’association, la liste des services offerts par l’association, les contacts pour rejoindre ses officiers ainsi que toute autre information pertinente votée par le bureau ou l’Assemblée générale. Site Internet: www.senbad.net  

        IV.      Budget : le budget est annuel et doit inclure toutes les dépenses normales prévues par l’association, l’estimation de tous les projets spéciaux ainsi qu’une estimation conservatrice des revenus.

           V.      Approbation du budget : par l'Assemblée Générale. 

        VI.      Accessibilité : la Charte doit être accessible en tout temps et dans des délais raisonnables par tout membre qui le désire, soit en consultation sur place au siège social ou sur le site web. 

      VII.      Révision et modification à la Charte : toute modification ou révision de la charte doit être adoptée par les deux tiers (2/3) de Assemblée générale et ce, article par article 

   VIII.      Fonds de la SENBAD : les ressources de la SENBAD proviennent des cotisations perçues, des dons reçus, de la vente des biens de l’Association et des recettes de certaines activités entreprises par les commissions.

        IX.   Membre honoraire : le statut de membre honoraire (référence aux statuts) et accordé à toute personne jugée apte à recevoir un tel privilège par le l’AG. Cependant, les membres honoraires ne jouissent pas de l’éligibilité et du droit de vote dans l’association.

B. LES ORGANISMES DE L'ASSOCIATION

Les organismes de l’association sont : l’Assemblée générale, les commissions et le bureau. Les commissions de la SENBAD sont : commission sociale et culturelle, commission finance et investissement, et la commission information et relations exterieures. Chaque commission définit ses modalités d’opérations.

    X. Vote : le vote se prend à la majorité absolue des membres présents et ayant droit de vote à toute assemblée ou réunion en respectant la règle du cinquante pourcent (50 %) plus un (1) vote.

   XI.  Prise de vote : tout vote se prend à main levée, à moins qu’une majorité simple de membres présents et ayant droit de vote demande un vote secret.

  XII.      Assemblée générale : Sont membres de l’Assemblée générale tous les membres de l’association.

 

   XIII.      Le Président

    XIV.      Le président est l’officier en chef de l’association. 

     XV.      Il voit à l’exécution des politiques et des directives votées par le bureau ou l’Assemblée générale. 

   XVI.      Il est le porte-parole et le premier représentant officiel de l’association. 

XVII.      Il préside, à moins d’un vote contraire, les réunions du bureau et de l’Assemblée générale. 

XVIII.      Il doit se faire un devoir d’assister aux réunions. 

   XIX.      Il signe les contrats et autres documents dans le cadre de ses fonctions. 

     XX.      Il signe, conjointement avec le trésorier, tous les chèques de l’association. 

   XXI.      Il doit veiller au bon déroulement des réunions et régler les problèmes internes entre les membres de l’association. 

XXII.      Avec le secrétaire général, il voit à préparer les convocations contenant l’ordre du jour des réunions. 

XXIII.      Le Trésorier 

XXIV.      Il a la charge et la responsabilité des fonds de l’association. 

XXV.      Il doit tenir la comptabilité générale de l’association. Une copie du bilan et du budget doivent être tenues en sa possession à la disposition de tout membre qui désire les consulter sur place au siège social. 

XXVI.      Il doit présenter des états financiers aux réunions du bureau et il doit s’assurer en tout temps de la disponibilité de ceux-ci auprès des officiers.  

XXVII.      Il signe, conjointement avec le président ou tout autre officier désigné, tous les chèques de l’association. 

XXVIII.      Il voit à ce que chacun des responsables ne dépasse pas dans ses dépenses la limite budgétaire votée par le bureau ou l’Assemblée générale. 

XXIX.      Il est responsable de la gestion de l’argent comptant dans toutes les activités de la SENBAD. 

XXX.      Il doit déposer à la caisse l’argent perçu lors d’une activité organisée par la SENBAD ainsi que tout autres revenus. 

XXXI.      Il doit préparer le budget annuel de l’association pour le mois de septembre. Il peut également préparer ou modifier le budget en cour si nécessaire. 

XXXII.      Il doit déterminer les montants disponibles pour les projets non inclus dans le budget.  

XXXIII.      Il est responsable de l’achat et le renouvellement des polices d’assurances de l’association. 

XXXIV.      Il doit s’assurer que tous les papiers et documents informatiques sur toutes les transactions financières, factures, paies et autres des trois (3) dernières années sont bien conservés. 

XXXV.      Le Secrétaire général 

XXXVI.      Il conserve en sa possession les registres de l’association et les tient à jour. 

XXXVII.      Avec le président, il voit à préparer les convocations contenant l’ordre du jour pour les réunions et assemblées des organismes. 

XXXVIII.      Il assiste aux réunions ou assemblées de toutes les commissions, en rédige, ou s’assure qu’un officier en rédige le procès verbal et voit à ce que ceux-ci soient distribués aux personnes concernées dans la semaine qui suit lesdites réunions ou assemblées.

XXXIX.      Il s’occupe de conserver copie de la correspondance de l’association. 

      XL.      Il signe, distribue aux intéressés et voit à afficher aux endroits prévus, les convocations et les ordres du jour des réunions ou assemblées tenues. 

    XLI.      Il tient en ordre, et à la disposition de tous ceux qui veulent les consulter, les rapports budgétaires, contrats, procès-verbaux, registres, lettres et tout autre document concernant l’association. 

 XLII.      Il voit à ce que tous les documents de l’association ainsi que ceux produits par les officiers soient informatisés et classés au bon endroit sur le disque dur de la SENBAD et dans ses filières.  

XLIII.      Il voit, si nécessaire, à la réservation de salles pour les réunions. 

XLIV.      Il voit à s’assurer et à réunir en fin de mandat les mémoires de tous les officiers et l’historique des événements marquants de l’année. 

 XLV.      Il voit à créer en fin de mandat un cédérom, ou autre support permanent incluant tous les documents informatiques de l’année, les mémoires concernant la SENBAD. Il doit classer ces documents et les graver de façon à conserver le patrimoine de la SENBAD pour la postérité. Une copie de ce cédérom devra être conservée dans le coffre du siège social. 

XLVI.      Il s’assure de la légalité des actions de l’association et doit être la personne ressource à plusieurs niveaux. 

XLVII.      Il est le porte-parole et le représentant officiel de l’association pour les secteurs qu’il coordonne.

XLVIII.      Le contrôleur aux comptes de la SENBAD 

XLIX.      Le comptable est un employé permanent de la SENBAD, élu, indépendant du bureau et ne siégeant pas sur ce dernier. 

            L.      Il vérifie régulièrement les comptes du bilan afin de s’assurer du suivi adéquat des comptes à recevoir et à payer. 

         LI.      Il doit vérifier que tous les chèques sont signés par le président et le trésorier et que les fonds sont disponibles. 

       LII.      Toute transaction a été comptabilisée dans le système comptable informatisé. 

    LIII.      Il prépare un rapport annuel présente lors de l’Assemblée générale.

 LIV.      Démission et destitution 

      LV.      Avis d’intention de démissionner : toute démission doit être soumise par écrit au bureau, qui voit à la communiquer au président. La démission devient effective au moment où elle est signifiée aux membres. 

    LVI.      Retrait de l’avis : toute personne qui a remis au bureau un avis d’intention de démissionner peut le retirer en tout temps avant que la démission ne devienne effective en remettant au bureau une notification écrite du retrait de l’avis. 

 LVII.      Pouvoir de destitution : seule une Assemblée générale spéciale convoquée à cet effet a le pouvoir de destituer, aux deux tiers (2/3) des voix, tout officier de l’association. 

LVIII.      Procédures d’élection 

    LIX.      Éligibilité : tous les membres de l’association sont éligibles. 

      LX.      Avis d’élection et de mise en nomination : le secrétaire général organise les élections et avise les membres des postes disponibles dans les 3 mois avant les élections.  

    LXI.      Date d’élection : déterminée selon les statuts ou par le bureau. 

 LXII.      Mise aux voix de la vacance : tout poste vacant doit faire l’objet d’une élection qui doit avoir lieu avant le quinzième jour après la date où est survenue la vacance. Cependant, le bureau peut confier le poste par intérim à un membre du bureau ou à un autre membre de la SENBAD. 

LXIII.      Président d’élection : en cas d’élection par suite de vacance, le président d’élection est élu par les membres en fonction du bureau. Toutefois, si la vacance survient par suite d’une contestation d’élection justifiée, le président qui a entendu et statué sur la contestation doit assumer la présidence d’élection pour ce poste, à moins qu’il n’ait été destitué par une Assemblée générale spéciale. Auquel cas, le bureau voit à élire un nouveau président d’élection. 

LXIV.      Reprise totale d’une élection : si une Assemblée générale spéciale décide de la reprise totale d’une élection, le bureau précédent restera en fonction jusqu’à l’élection des nouveaux officiers. 

 LXV.      Date de prise de fonction: l’Assemblée  générale régulière et élective est organisée  durant  la dernière semaine  du mois de janvier. Les officiers nouvellement élus seront officiellement  investis  dans leurs fonctions respectives, à la dernière  semaine du mois  de février soit  une  période de quatre(4) semaines au cours de  laquelle,  les officiers sortant transmettront progressivement à leurs successeurs, les dossiers et toutes autres informations pertinentes dont ils disposent.   

C. COTISATION, PAIEMENT ET REMUNERATION 

LXVI.      Cotisation : la cotisation est fixée par le bureau, mais elle doit être ratifiée par voie de référendum. Cette cotisation est perçue par le trésorier. 

LXVII.      Paiements : tout paiement fait par courrier ou remis directement à ou par l’association doit être documenté. 

LXVIII.      Rémunération : les officiers ne sont pas rémunérés dans l’exercice de leurs tâches régulières. Aucun officier de l’association n’est autorisé à transiger avec l’association sous peine de suspension ou destitution. 

LXIX.      Dispositions disciplinaires 

 LXX.      Par application des statuts de l’Association, les mesures disciplinaires peuvent être prononcées contre tout membre qui ne se conforme pas aux statuts et au règlement intérieur de l’Association.

LXXI.      Par application des lois et règlements en vigueur, tout membre perdant ses droits civiques dans les conditions définies par la Loi, se trouve suspendu de ses droits de membre de  l’Association. Cependant, il recouvre d’office la qualité de membre dès le rétablissement de ses droits.  

LXXII.      Les mesures disciplinaires applicables aux membres de l’Association sont:  

A) le rappel à l’ordre :   est rappelé à l’ordre tout membre de l’Association qui ne se conforme pas aux statuts et au règlement intérieur de l’Association ou qui trouble la sérénité des débats. Après deux rappels à l’ordre, le Président de séance peut retirer la parole au contrevenant pour le reste de la séance.  

B) l’avertissement :  l’avertissement est prononcé par le président de séance contre tout membre de l’Association qui: refuse de déférer aux injonctions du président de séance, après plusieurs rappels à l’ordre; adresse à un ou plusieurs de ses collègues, des injures, des provocations ou des menaces. 

C) la radiation : La radiation est prononcée dans les cas suivants, à l’encontre de tout membre de l’Association qui: résiste aux avertissements ; fait appel à la violence ; ou porte atteinte au prestige de l’Association.  

LXXIII.      La proposition de radiation émise à l’encontre d’un membre de l’Association entraîne saisine du Bureau de l’Association, qui entend le membre concerné et statue sur la demande de radiation.  

LXXIV.      Le Bureau peut estimer la demande fondée et prononcer une suspension du membre concerné avec effet immédiat.

LXXV.      La radiation sera prononcée par l’Assemblée Générale de l’Association sur proposition du Bureau.  

LXXVI.      Le contrevenant peut cependant introduire un recours dans un délai de trente (30) à partir de la date de la notification de radiation prononcée par l’Assemblée Générale.  

LXXVII.      En cas de faute entraînant un préjudice grave ou un péril urgent pour l’association, tout membre désigné ou  élu peut se voir retirer la confiance dans les conditions ci -après :

LXXVIII.      Par le Bureau pour tout membre désigné ;  

LXXIX.      Par un vote suspensif, soumis à l’approbation du Bureau pour tout membre élu à l’un des organes de l’Association, autre que le Bureau ;  

LXXX.      Par un vote suspensif, soumis à l’approbation ultérieure de l’Assemblée Générale, engagé par les deux tiers des membres du Bureau. Il est pourvu au remplacement transitoire du membre défaillant.  

LXXXI.      Outre la radiation, la qualité de membre se perd pour non-paiement de cotisation pendant une année. 

D. DISPOSITIONS FINALES 

LXXXII.      Durant les périodes séparant deux Assemblées Générales, le Bureau est habilité à prendre toute mesure conservatoire ou disposition transitoire rendue impérative pour le bon fonctionnement de l’Association. 

LXXXIII.      Ces mesures sont obligatoirement inscrites à l’ordre du jour d’une Assemblée Générale  convoquée au plus tard dans les trois mois qui suivent la décision du Bureau.

LXXXIV.      Le présent règlement intérieur est adopté par l’Assemblée Générale  et mis en vigueur conformément aux statuts de la SENBAD.

LXXXV.      Tout amendement aux présentes dispositions est pris dans les mêmes formes.

 

 

 

 

 

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Dernière modification : 05 February 2014